Comunicar, a simple vista, es fácil. Las personas nos comunicamos continuamente a través de múltiples actos de comunicación verbales y no verbales. Ahora bien, la cosa se complica cuando nuestro objetivo no es sólo comunicar, sino COMUNICAR BIEN.
Comunicar bien no es tan sencillo. Hacer que el otro entienda nuestra mensaje, lo que hemos querido transmitir, sin malinterpretaciones, con claridad y sencillez, sin ruidos que distorsionen nuestro objetivo, es tarea más difícil.
Para lograrlo, existen múltiples pautas a seguir en el proceso que nos pueden ayudar a mejorar nuestra comunicación. Sobre todo, cuando el receptor de nuestro mensaje pueden ser los medios de comunicación o públicos masivos, o somos portavoces de un determinado mensaje y/o institución.
Si tuviéramos que definir de una forma rápida qué es la comunicación, podríamos decir que se trata del acto que implica interrelación entre un emisor y un receptor. El emisor transmite mensajes al receptor a través de un canal o medio concreto. Puede ser interpersonal o de masas (audiencia amplia, medios de comunicación). Y además, se trata de un acto que nos acompaña permanentemente. Es imposible no comunicar. Cualquier movimiento, gesto, sonido que emitimos o incluso el silencio o la inmovilidad nos ponen en relación con otros y otras.
A continuación, se detallan algunos consejos para aquellas personas que tengan que hacer las funciones de portavoz de un mensaje y/o institución en un determinado momento. Consejos para COMUNICAR BIEN. Pero antes, es necesario conocer dos máximas importantes que hay que tener en cuenta:
- Lo verdadero no es lo que dice el emisor,
es lo que entiende el receptor
- Si el receptor interpreta mal un mensaje,
el emisor es el responsable, el culpable.
Las claves para una buena comunicación
- El mensaje debe ser claro, conciso, comprensible para el receptor al que se dirige. Las ideas a transmitir deben ser pocas, las más importantes, y estar claras.
- El mensaje debe ser directo. Hablar, expresarse, en forma de titulares.
- Preparación previa de la intervención y de las ideas a transmitir. Prepararse lo que se va a decir, para evitar posibles sorpresas. Saber antes de ponerse delante de una cámara quién es el periodista y el medio. Y prepararse los mensajes claves o titulares que se van a transmitir.
- Estructurar el mensaje. Lo más importante y lo más cercano siempre al principio de una intervención.
- Reflejar el mejor punto de vista para el mensaje. Utilizar frases afirmativas, directas, en voz activa.
- Utilizar ejemplos sencillos y cotidianos para hacer más comprensible la información. Antes de definir una noción por lo absoluto, definir el uso (“es para”, “es cuando”). O bien argumentar utilizando historias (fábulas, relatos, palabras), utilizar comparaciones (“es como”), metáforas tomadas de ambientes cotidianos.
- Adaptar lenguaje y mensaje a público. Evitar conceptos abstractos, términos especializados si el público al que nos dirigimos no lo es.
- La disponibilidad del portavoz para un medio debe ser un hecho. El portavoz debe ser una persona accesible.
- La sinceridad es básica. No mentir, aunque tampoco es necesario contar todos los detalles
- No es necesario contestar siempre a las preguntas que realice un periodista. Si hacen alguna pregunta que no se puede contestar dar las razones para ello.
- Cuidado con las declaraciones “off the record”. El micrófono está siempre abierto y el periodista alerta.
- Antes de intervenir, escuchar la pregunta y los comentarios del periodista, el diálogo es importante.
- Imagen: el portavoz debe cuidar su imagen que debe ser lo suficientemente discreta para que lo importante sea el mensaje y nada distraiga la atención.
- Mostrar asertividad.
Los errores
- No haberse preparado la intervención: estar a merced del periodista.
- No haberse estructurado la información, ni identificado las ideas clave, y el lenguaje a utilizar. Resultado: dar un mensaje confuso.
- Contestar para decir algo, por decir algo.
- Ocultar información y responder con falsedad. Es preferible no decir nada.
- Mostrarse hostil, agresivo, “entrar al trapo del periodista”.
- Ante una crisis, el silencio no es rentable. Lo que tú no digas, lo dirán otros.
- Ante una crisis, negar los errores. Hay que admitir los hechos, comunicar la situación real, identificar las causas, localizar el alcance del problema, informar sobre la solución del hecho y de los planes para evitar nuevas crisis en el futuro.
- Mostrarse demasiado eufórico o abatido. Es necesario mostrar serenidad.
Consejos de la revista americana Fortune para relacionarse con los medios de comunicación:
- Siempre hay que hacer frente a los hechos.
- Sea usted la fuente de información antes de que le obliguen a ser el protagonista de la información.
- Si quiere difundir sus puntos de vista, hable
- Diga siempre la verdad y si no puede, calle
- No se tome las cosas desde el punto de vista personal.
- Conozca el lenguaje apropiado para cada medio.
- Controle toda la información que genera su organización.
- Tenga mucho cuidado con las intervenciones en la televisión. Sea humano.
Breves consejos para distintos medios:
Intervenciones en televisión:
Intervenciones_TV.pdf Castellano / 60 KB
Intervenciones en radio:
Intervenciones_Radio.pdf Castellano / 48 KB
Declaraciones para prensa:
Declaraciones_Prensa.pdf Castellano / 56 KB
